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Exportar el Account Listing y el Journal Report desde QuickBooks Desktop

Al migrar un cliente de QuickBooks Desktop a Propio, dos archivos son esenciales: el Account Listing y el Journal Report. El Account Listing le da a Propio la estructura completa del Chart of Accounts; el Journal Report contiene cada transacción registrada en la contabilidad del cliente. Juntos, permiten que Propio reconstruya el historial contable del cliente con total precisión desde el primer día.

Antes de Empezar

  • Necesitas tener QuickBooks Desktop abierto con el archivo de la empresa del cliente cargado.
  • Vas a exportar ambos archivos en formato .csv. Ten lista una carpeta para guardarlos — subirás los dos a Propio después.
  • Estos pasos aplican a QuickBooks Desktop (QBD). Las exportaciones de QuickBooks Online sigue un proceso diferente.

Pasos

Parte 1: Exportar el Account Listing

  1. En el menú superior, haz clic en Reports → List → Account Listing

  2. Haz clic en Customize Report, en la esquina superior izquierda de la ventana del reporte
  3. Ve a la pestaña Filters 

    Por qué es importante: QuickBooks Desktop suele aplicar filtros predeterminados que ocultan cuentas inactivas o fusionadas. Si exportas con esos filtros activos, Propio solo verá una parte del Chart of Accounts y no se podrá terminar la migración con éxito. Eliminar todos los filtros asegura que se incluyan todas las cuentas.

  4.  Selecciona cada filtro de la lista y haz clic en Remove Selected Filter para eliminarlo 

  5. Haz clic en OK para cerrar el panel de personalización y recargar el reporte.
  6. Haz clic en Excel, en la parte superior del reporte.
  7. Selecciona Create New Worksheet.



  8. Confirma que la opción "Create a comma separated values (.csv) file" esté seleccionada
  9. Haz clic en Export y guarda el archivo en tu carpeta de migración

Parte 2: Exportar el Journal Report

  1.  En el menú superior, haz clic en Reports → Accountant & Taxes → Journal



  2.  En el campo Dates, en la parte superior del reporte, selecciona All

    Por qué es importante: QuickBooks Desktop usa por defecto el año fiscal actual. Si exportas con esa configuración, Propio solo recibirá una parte del historial de transacciones. Seleccionar All captura cada transacción registrada desde el inicio de la contabilidad del cliente — este es el historial completo que Propio necesita para abrir saldos y reportes correctamente.

  3. Haz clic en Excel, en la parte superior del reporte
  4. Selecciona Create New Worksheet



  5. Confirma que la opción "Create a comma separated values (.csv) file" esté seleccionada
  6. Haz clic en Export y guarda el archivo en tu carpeta de migración

Tips 💡

  • Eliminar los filtros es el paso más importante. Ya sea en los filtros del Account Listing o en el rango de fechas del Journal, el objetivo es el mismo: no dejar nada fuera. Un cliente con varios restaurantes, por ejemplo, puede tener cuentas antiguas específicas de una ubicación que están inactivas pero que todavía tienen saldos históricos — esas cuentas deben estar en el listado para que los reportes cuadren correctamente.
  • Un historial de transacciones muy grande puede necesitar más de un archivo. Para clientes con varios años de historial, el Journal Report puede ser muy pesado — deja que la exportación termine por completo antes de cerrar el diálogo, ya que QuickBooks puede parecer congelado mientras procesa. Si la exportación no se completa o el archivo resultante no abre, exporta el Journal Report en rangos de fechas más cortos en lugar de seleccionar All (por ejemplo, por año) y sube todos los CSV resultantes a Propio juntos.
  • Guarda ambos archivos juntos. Nómbralos de forma clara (por ejemplo, NombreCliente_AccountListing.csv y NombreCliente_Journal.csv, o NombreCliente_Journal_2023.csv, NombreCliente_Journal_2024.csv si los divides) y guárdalos en la misma carpeta. Subirás ambos a Propio en el siguiente paso.

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