Administrar Contactos
Administra proveedores y comerciantes, fusiona duplicados y consulta transacciones asociadas.
Administrar Contactos
Los contactos (anteriormente llamados Vendors) son los beneficiarios y comercios asociados con las transacciones de sus clientes. Puede agregar, editar, fusionar contactos duplicados y administrar sus detalles.
Descripción General
Los contactos en Propio representan a los beneficiarios, proveedores y comercios asociados con las transacciones financieras de sus clientes. Mantener una lista de contactos limpia y organizada es importante para una categorización precisa, reportes significativos y una preparación fluida de formularios 1099. Propio le permite agregar nuevos contactos, editar sus detalles, fusionar duplicados y ver todas las transacciones asociadas a un contacto específico.
Pasos
1. Navegar a la Página de Contactos
Desde el panel de su cliente, haga clic en Contactos en la barra de navegación izquierda. Esto abre la página de administración de contactos donde puede ver y gestionar todos los contactos asociados con su cliente.
2. Ver la Lista de Contactos
La página de Contactos muestra una lista de todos los contactos creados para este cliente, ya sea manualmente o automáticamente a partir de transacciones importadas. Puede buscar un contacto específico usando la barra de búsqueda, o desplazarse por la lista para explorar. Cada entrada muestra el nombre del contacto y sus datos principales.
3. Agregar un Nuevo Contacto
Haga clic en el botón Agregar para crear un nuevo contacto. Ingrese el Nombre del contacto (obligatorio) y cualquier dato adicional como su ID Fiscal u otra información. Hagan clic en Crear Contacto para agregar el contacto. El nuevo contacto estará disponible para asignarlo a transacciones.
4. Editar un Contacto Existente
Para actualizar la información de un contacto, encuéntrelo en la lista y haga clic en él para abrir sus detalles. Realice los cambios necesarios — como corregir el nombre, actualizar la dirección o agregar información adicional — y haga clic en Guardas Cambios para aplicar las actualizaciones. Los cambios se reflejarán en todas las transacciones asociadas con este contacto.
5. Fusionar Contactos Duplicados
Con el tiempo, puede aparecer contactos duplicados (por ejemplo, "Amazon" y "AMAZON.COM" podrían existir como entradas separadas). Para fusionar duplicados, seleccione los contactos que desean combinar. Elija la opción Fusionar y seleccione qué registro de contacto debe ser el principal (el que permanece). Todas las transacciones de los contactos duplicados se reasignarán al contacto principal, y los duplicados se eliminarán. Esto mantiene su lista de contactos limpia y asegura reportes precisos.
6. Ver las Transacciones de un Contacto
Haga clic en cualquier contacto para ver todas las transacciones asociadas con ese beneficiario o comercio. Esto le da una forma rápida de revisar el historial de pagos, verificar totales y comprobar la categorización de un proveedor específico. Esto es especialmente útil durante la preparación de formularios 1099 cuando necesita verificar los montos de pago de proveedores individuales.
Resumen
Mantener la lista de contactos de sus clientes limpia y organizada mejora la precisión de la categorización, los reportes y la preparación de impuestos. Use la página de Contactos para agregar nuevos contactos, editar detalles, fusionar duplicados y revisar el historial de transacciones de cualquier beneficiario o comercio. El mantenimiento regular de contactos — especialmente la fusión de duplicados — le ahorrará tiempo y reducirá errores a lo largo del proceso de Contabilidad.