Cuando migras a un cliente desde otro sistema como QuickBooks o Xero, como parte de una de las etapas finales del proceso de migración, Propio te guía a través de un proceso de tres pasos — Configurar, Personalizar y Mapear — que convierte su Chart of Accounts anterior en un Chart of Accounts ligero y de base fiscal. Los primeros dos pasos configuran la estructura de cuentas en sí; el último paso, Mapear, es donde conectas cada cuenta anterior con una cuenta de Propio. Qué tan preciso (o general) sea tu mapeo aquí determina tanto la precisión de la categorización con IA hacia adelante como qué tan fácil será llevar los libros de este cliente.
Paso 1: Configurar — Selecciona los Grupos de Cuentas
En Ayúdanos a personalizar tu catálogo de cuentas, activa los grupos de cuentas que apliquen a este cliente. Cada grupo que habilitas agrega sus cuentas relacionadas al Chart of Accounts; lo que dejes sin activar se queda fuera.
Los grupos típicos incluyen:
- Inventario y COGS — para clientes que venden producto físico y necesitan seguimiento del Costo de Ventas (COGS)
- Accrual — para clientes con contabilidad en base devengado (Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Gastos Prepagados y cuentas similares)
- Bienes Raíces — para clientes con ingresos y gastos de propiedades en renta
- Empleados W-2 — para clientes que corren nómina
- Ingresos de Portafolio — para clientes con ingresos de inversión (intereses, dividendos, regalías)
Usa Ver cuentas para previsualizar qué agrega un grupo antes de activarlo. Puedes cambiar esto más adelante, pero 💡 algo que vale la pena saber: una vez que las cuentas de un grupo se han usado en una transacción o un asiento contable, no puedes desactivar ese grupo de nuevo hasta que esas entradas se muevan o se recategoricen — así que es más rápido definir esto bien desde el inicio que deshacerlo después.
Paso 2: Personalizar — Revisa tu Chart of Accounts
En Personaliza tu catálogo de cuentas, verás las cuentas del cliente organizadas por categoría de base fiscal — Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Gastos y Costo de Ventas — en lugar de las categorías tradicionales de GAAP. Como es base fiscal, esta estructura ya está alineada con las líneas de los formularios de impuestos del IRS, así que no se necesita ninguna conversión de fin de año más adelante.
- Haz clic en Cómo se Mapean tus Cuentas para ver cómo cada categoría fluye hacia el Balance Sheet o el Profit & Loss, y en qué línea del formulario de impuestos del cliente aterriza.
- Agrega cualquier subcuenta que ya sepas que vas a necesitar con Crear Subcuenta (ícono + en el extremo derecho de cada línea de cuenta) — nombra la Subcuenta y guarda.
- Mantén este paso ligero. Es tentador construir todo el árbol de cuentas aquí, pero el paso de Mapeo, más abajo, es donde realmente decides cuánta granularidad necesita este cliente — revisa Mantén el Chart of Accounts Ligero más abajo antes de excederte.
Paso 3: Mapear — Mapea tus Cuentas
Este es el paso que más importa. La asignación automática con IA de Propio corre primero, emparejando cada cuenta anterior del cliente con las cuentas de base fiscal de Propio. Tu trabajo es revisar lo que propuso y cerrar dos cosas:
- Crea una subcuenta para cada cuenta bancaria y tarjeta de crédito. Esto es obligatorio. Propio no te permitirá mapear una cuenta bancaria o tarjeta de crédito a una cuenta principal (padre) — si lo intentas, verás "Por favor selecciona una subcuenta, no la cuenta principal." Si la subcuenta aún no existe, créala con Agregar subcuenta directamente desde la pantalla de mapeo.
- Revisa cada una de las demás asignaciones propuestas y decide: ¿conservar la cuenta principal, o crear una subcuenta? Para cada cuenta anterior que Propio mapeó, acepta la asignación a nivel de cuenta principal que sugirió, o agrega una subcuenta si este cliente realmente necesita ese nivel de detalle.
Usa Deshacer para descartar cambios sin guardar, o Revertir a sugerencias de IA para volver al mapeo original de Propio. Haz clic en Guardar cambios cuando termines — puedes regresar y ajustar mapeos individuales en cualquier momento.
⚠️ No salgas a mitad de la asignación automática. Si cierras el paso de Mapeo mientras la asignación automática con IA sigue corriendo, Propio te advertirá que se perderá todo el progreso. Déjala terminar, o confirma que estás de acuerdo con reiniciar.
Mantén el Chart of Accounts Ligero
Fuera de las subcuentas obligatorias de bancos y tarjetas de crédito, prefiere por defecto la asignación a nivel de cuenta principal, a menos que tengas una necesidad de reporte específica y recurrente que requiera más detalle. Un Chart of Accounts corto y bien organizado se paga solo de dos formas:
- Afina el motor de categorización. Cada subcuenta que agregas es una opción más entre las que la IA de Propio tiene que elegir en cada transacción. Menos cuentas, bien definidas, significa menos errores de categorización y menos limpieza que tienes que revisar.
- Mantiene los libros más fáciles de llevar. Un P&L con 40 líneas le cuenta una historia al dueño del negocio. Un P&L con 400 líneas es una hoja de cálculo que nunca va a leer — y que tu equipo tiene que mantener.
Tips
💡 Maneja el detalle con Etiquetas (Tags) y memos, no con cuentas. Antes de crear una subcuenta solo para registrar quién, dónde, o a qué proyecto pertenece un costo, recurre a las dos herramientas integradas de Propio:
- Las Etiquetas (Tags) son la opción estructurada. Después del onboarding, podrás crear un Grupo de Etiquetas (por ejemplo, Ubicación, Proyecto o Departamento) y aplicar una etiqueta de ese grupo a cada transacción. Las etiquetas no son solo una nota — los reportes de Propio, incluyendo el Profit & Loss y el Balance Sheet, se pueden filtrar por Etiquetas, así que puedes obtener una vista ubicación por ubicación o proyecto por proyecto cuando la necesites, sin tener que dividir el Chart of Accounts para lograrlo.
- Los memos son la opción ligera, para detalle que quieres ver al hacer drill-down pero que no necesitas filtrar ni reportar por separado — una nota puntual como "reembolsado por el cliente" en un gasto de Travel por lo demás normal.
Reserva las subcuentas nuevas para los casos donde ninguna de las dos opciones anteriores encaja — donde el detalle realmente necesita ser su propia línea dentro del Chart of Accounts (por ejemplo, un tratamiento fiscal distinto o un covenant que exige que se desglose).
- Los grupos de restaurantes que dan seguimiento al gasto por ubicación no necesitan "Renta — Centro" y "Renta — Norte" como cuentas separadas — una sola cuenta de Renta con una etiqueta de Ubicación en cada transacción mantiene el P&L limpio y sigue permitiéndote filtrar por ubicación cuando lo necesites.
- Los clientes de construcción que dan seguimiento a costos por obra son el mismo caso — una sola cuenta de Materiales con una etiqueta de Proyecto le gana a una docena de cuentas de materiales específicas por proyecto que quedan obsoletas en cuanto cierra la obra.
💡 Nunca repitas el nombre de una cuenta en distintas categorías. Tener una cuenta de Software Subscriptions tanto en Gastos como en Costo de Ventas (o bajo dos cuentas principales distintas) causa dos problemas: rompe la automatización, ya que las reglas de bank feed y la categorización con IA dependen de que cada cuenta sea distinta, e invita al error humano, ya que quien esté codificando un recibo desde un menú desplegable va a elegir la primera coincidencia que vea, sea o no la correcta. Si el flujo de trabajo de un cliente realmente necesita la división, haz que los nombres sean inconfundiblemente distintos — no "Software Subscriptions" dos veces, sino "Software — Delivery" y "Software — G&A."